Cách sử dụng Word để in và thiết kế phong bì tài liệu
Để tạo tệp thiết kế phong bì trong Word, bạn cần thực hiện theo từng bước cụ thể sau:
Bước 1: Tạo File thiết kế phong bì: Click Tools => Letters & Mailing => Envelopes & Labels
Bước 2: Khi bạn thấy hộp thoại Phong bì và Nhãn bật lên, bạn phải nhập một tin nhắn bao gồm:
Địa chỉ gửi (Recipient Address): Nhập thông tin về người nhận thư.
Return Address: Nhập thông tin về người gửi tin nhắn.Bước 3: Chọn kiểu chữ và cỡ chữ phù hợp nhất trên phong bì. Nhấp vào Tùy chọn => Chọn kiểu và kích thước phông chữ sẽ đạt được sự cân bằng tối đa.
InBước 3: Chọn kiểu chữ và cỡ chữ phù hợp nhất trên phong bì. Nhấp vào Tùy chọn => Chọn kiểu và kích thước phông chữ sẽ đạt được sự cân bằng tối đa.
Bước 4: Xem trước hiệu ứng trước khi in. Nhấp vào Xem trước ở cuối hộp thoại.
Bước 5: Tính toán hướng in, click vào tùy chọn in để chọn vị trí hướng của file in.
InBước 6: Bạn cần thêm phong bì vào tài liệu bằng cách nhấn OK để hiển thị hộp thoại mới. Bạn click vào mục Store Address to Document, sau đó lưu file vừa thiết kế, khi đó màn hình chính sẽ hiện ra trang đầu tiên là phong bì đã tạo và từ trang thứ 2 trở đi là nội dung thư của bạn. người bạn.
Báo giáBước 7: Tùy chỉnh mẫu thiết kế phong bì theo ý thích của bạn. Bạn có thể chèn hình ảnh, icon, logo hay thông điệp muốn truyền tải.
Chúng ta cũng có thể tải xuống các mẫu phong bì có sẵn trực tuyến để thêm phần bắt mắt và tránh sự tẻ nhạt.
InBước 8: In phong bì. Vui lòng in với nắp phong bì úp xuống để tránh kẹt giấy!
Những điểm cần lưu ý khi in tệp thiết kế phong bì thư chuẩn
- Phong bì phải có kích thước chuẩn nhất được Word hỗ trợ
- Không sử dụng các mẫu phong bì có móc, nút hoặc chuỗi để in.
- Không sử dụng phong bì có hình dạng đặc biệt như các cạnh không đều hoặc các hình dạng đặc biệt quan trọng…
- Nếu in nhiều số cùng một lúc, hãy tách các phong bì trước khi gửi chúng đến máy in.
- Sử dụng mực Epson chính hãng đảm bảo chất lượng.
Lưu ý khi thiết
Những lưu ý khi in phong bì thư bằng word
- Thông Số Sản Phẩm Phong Bì Tinh Tế A6 (Phong Bì 12×22 cm)
- Kích thước thành phẩm 12 x 22 cm – tai gập 3 cm.
- Chất liệu giấy: Bề mặt nhám của giấy Off tương tự như giấy A4 nhưng dày hơn, thường dùng giấy Off100 hoặc giấy O120g để in.
- Được in bằng công nghệ in offset tiên tiến, số lượng màu in với độ phân giải đảm bảo tùy thuộc vào màu sắc của logo công ty sau khi in Phong bì được dán
- băng dính hai mặt để sử dụng về sau.
Một số file thiết kế phong bì thư chất lượng và chuyên nghiệp
Kích thước phong bì tiêu chuẩn để in
Một mẫu bao thư đẹp và ấn tượng không chỉ là một văn phòng phẩm hữu ích mà đồng thời chúng còn mang lại rất nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp: tạo sự nhận biết và dấu ấn đối với khách hàng, đối tác, có thể thực hiện từ những chi tiết nhỏ nhất Thể hiện sự chuyên nghiệp… Vậy thế nào được coi là một chiếc phong bì đẹp với những tiêu chí khắt khe?
Bạn có thể in phong bì với mọi kích thước, quy cách tùy theo nhu cầu, mục đích sử dụng. Tuy nhiên, nếu có những kích thước phong bì không chuẩn, bạn sẽ phải trả thêm phí để làm khuôn riêng, rất tốn kém và thời gian nhận hàng lâu hơn do phải làm khuôn.
Để tiết kiệm chi phí, chúng tôi khuyên bạn nên đặt in phong bì theo kích thước tiêu chuẩn quốc tế để có giá in rẻ nhất, vì kích thước này có nhiều máy in và bế để lựa chọn, dễ gia công và giảm thiểu thời gian chờ đợi giao hàng.
Kích thước để thiết kế phong bì tiêu chuẩn
Thiết kế bao thư có nhiều kích thước khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích công việc của doanh nghiệp. Dưới đây là các kích thước phong bì được sử dụng phổ biến nhất hiện nay:
Kích thước phong bì – Bìa thư A4.
Kích thước tiêu chuẩn, L 34cm x H 25cm, nắp 3.5cm. Loại phong bì này thường được sử dụng cho các tài liệu khổ A4 hoặc danh mục doanh nghiệp.
Phong Bì Cỡ Vừa – Bìa thư A5
Kích thước thiết kế phong bì A5 dài 23cm x cao 16cm nắp 3cm. Bao thư A5 dùng để đựng 2 tài liệu A5 hoặc A4.
Phong Bì Khổ Nhỏ – Bìa thư A6
Kích thước tiêu chuẩn của phong bì A6 là dài 22cm x cao 12cm, có nắp 3cm. Được thiết kế phong bì để chứa tài liệu A6 hoặc giấy A4 được gấp làm đôi
Cách gấp phong bì thư đẹp
Cách Gấp phong bì đẹp có thể tạo nên ấn tượng tốt và chuyên nghiệp khi gửi thư. Dưới đây là cách gấp bìa thư đẹp theo kiểu truyền thống:
Bước 1: Chuẩn bị
- Sử dụng một tờ giấy phù hợp với kích thước của phong bì.
- Đảm bảo giấy đã được căng thẳng và không có nếp gấp.
Bước 2: Đặt giấy xuống
- Đặt tờ giấy trước mắt bạn với mặt trắng hướng lên và cạnh dài phía trên.
Bước 3: Gấp một nửa
- Gấp giấy theo chiều dọc, đưa cạnh dài phía trên xuống cạnh dài phía dưới. Hãy chắc chắn rằng các cạnh kề nhau khớp hoàn hảo.
Bước 4: Mở ra và gấp hai cạnh bên
- Mở tờ giấy và gấp hai cạnh bên vào giữa, đưa chúng gặp nhau ở giữa màn hình.
Bước 5: Gấp phần đáy
- Gấp phần đáy lên phía trên, đảm bảo các cạnh kề nhau khớp hoàn hảo và các góc cắt nhọn.
Bước 6: Gấp phần đầu
- Gấp phần đầu của phong bì xuống phía dưới, đảm bảo các cạnh kề nhau khớp hoàn hảo và các góc cắt nhọn.
Bước 7: Kiểm tra và chỉnh sửa
- Kiểm tra kỹ lưỡng phong bì của bạn để đảm bảo các cạnh đã được gấp chính xác và không có nếp gấp không mong muốn.
- Nếu cần thiết, chỉnh sửa lại gấp phong bì để nó trở nên hoàn hảo hơn.
Lưu ý: Trên thực tế, có nhiều cách gấp phong bì thư đẹp và phức tạp hơn. Tùy thuộc vào kích thước và kiểu phong bì, bạn có thể tìm hiểu thêm các kỹ thuật gấp phong bì phức tạp hơn để tạo ra những mẫu gấp độc đáo và ấn tượng.
Xem thêm : Dịch vụ in decal theo yêu cầu giá rẻ tại Kimconcept
Cách in chữ lên phong bì có sẵn
Để in chữ lên phong bì có sẵn, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị tệp tin in chữ
- Mở chương trình xử lý văn bản trên máy tính, ví dụ như Microsoft Word.
- Tạo một tệp tin mới và viết nội dung mà bạn muốn in lên phong bì. Bạn có thể thêm địa chỉ, tên người nhận, hoặc bất kỳ thông tin cần thiết khác.
Bước 2: Định dạng và cấu hình kích thước phong bì
- Trong tệp tin mới, điều chỉnh kích thước trang cho phù hợp với kích thước của phong bì. Thông thường, các kích thước phổ biến của phong bì được liệt kê trong chương trình xử lý văn bản.
- Đảm bảo chọn một kiểu phông chữ phù hợp và có kích thước đủ lớn để chữ in lên phong bì dễ đọc.
Bước 3: Chỉ định vị trí in chữ lên phong bì
- Di chuyển con trỏ văn bản đến vị trí trên trang tương ứng với vị trí in trên phong bì. Thông thường, điểm bắt đầu in sẽ là một đường kẻ đứng dọc theo cạnh trái của trang.
- Gõ hoặc chèn nội dung mà bạn muốn in lên phong bì, ví dụ như địa chỉ người nhận, tên của bạn, hoặc thông tin khác.
Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh trước khi in
- Trước khi in, hãy kiểm tra lại xem nội dung đã được định vị chính xác trên trang và có phù hợp với kích thước phong bì hay không.
- Nếu cần thiết, bạn có thể thay đổi kiểu chữ, kích thước, hoặc căn lề để tạo sự cân đối và đảm bảo nội dung in được hiển thị đẹp và chính xác.
Bước 5: In phong bì
- Chuẩn bị máy in và đặt phong bì trong khay in.
- Mở menu In trong chương trình xử lý văn bản và chọn “In” để bắt đầu quá trình in.
- Chờ đợi máy in hoàn thành và kiểm tra kết quả in trên phong bì để đảm bảo rằng chữ in lên phong bì là chính xác và rõ ràng.
Lưu ý: Quá trình in chữ lên phong bì có thể thay đổi tùy thuộc vào chương trình xử lý văn bản và máy in mà bạn đang sử dụng. Hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn hoặc tìm hiểu thêm về cách in chữ lên phong bì trong chương trình cụ thể mà bạn đang sử dụng
Lợi ích của thiết kế phong bì đẹp
Một bìa thư đẹp luôn tạo được tiếng vang với người nhận, giúp người nhận sử dụng dễ dàng hơn và tạo ấn tượng tích cực hơn về doanh nghiệp. Một phong bì đẹp sẽ thu hút sự chú ý của người nhận, dễ dàng được ưu tiên lựa chọn và trở thành tiêu chuẩn để các đơn vị khác tham khảo. Giúp nâng cao vị thế và uy tín với các đơn vị đối tác.
Là một trong những sản phẩm định vị thương hiệu, bao thư còn đại diện cho hình ảnh của toàn bộ doanh nghiệp. Để thiết kếphong bì đẹp cho công ty, bạn cần hiểu rõ các yếu tố cấu thành nên một phong bì và ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ của nó.
Cấu tạo thiết kế phong bì
Phong bì được cấu tạo bởi 3 phần chính: thân, nắp và viền.
Phần Thân
Chiếm 90% diện tích bao thư. Thân bao thư được thiết kế dạng hình vuông hoặc hình chữ nhật. Chứa thông tin về doanh nghiệp (người gửi), người nhận, màu sắc và hình ảnh thương hiệu của công ty.
Phần Nắp
Giúp bảo vệ thông tin bên trong phong bì. Nắp thường được thiết kế vuông cạnh hoặc cánh hoa nhọn. Khi gửi cho khách hàng, mặt trên của nắp phong bì được dán kín bằng keo hoặc băng dính.
Phần Viền
Nó chỉ chiếm 1-5% trong tổng thể cấu trúc vỏ ngoài nhưng lại có tác dụng rất lớn đến kết cấu và tính thẩm mỹ. Viền giúp liên kết các chi tiết trong phong bì lại với nhau tạo thành một khối khép kín. Do đó, sức mạnh và độ bền của phong bì chủ yếu phụ thuộc vào khung phong bì. Thêm vào đó, chính những chi tiết nhỏ như đường viền tạo nên vẻ đẹp và sự nổi bật của chiếc phong bì.
9 tiêu chuẩn ảnh hưởng đến việc mẫu phong bì đẹp hay không
Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên một chiếc phong bì đẹp mắt. Dưới đây là 9 tiêu chí để đánh giá một chiếc phong bì đẹp.
Thiết kế phong bì đẹp
Thiết kế phong bì đẹp giúp vẽ hình dạng chi tiết cho phong bì trong tương lai. Vậy, phải chăng hoạt động thiết kế có ảnh hưởng tiên quyết đến tính thẩm mỹ của phong bì đẹp?Phong bì là hình vuông hay hình chữ nhật? Đường nét, góc cạnh… tạo cấu trúc cho bao thư…
Ngoài ra, các thiết kế mang đặc trưng riêng cho từng ngành. Ví dụ: Bao thư doanh nghiệp thường có nắp nhọn và các cạnh tròn vuông. Phong bì bưu chính thường có một đóng cửa hình tam giác.
Nội dung in ấn phong bì thư hấp dẫn
Xác định những gì nên ghi trên phong bì để khách hàng biết về doanh nghiệp. Nhưng hãy phù hợp, đừng lấn át những thông tin không cần thiết để tạo sự chuyên nghiệp.Họ sử dụng những phong bì chuyên nghiệp, thường có những thông tin cơ bản và cần thiết như: tên công ty/doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email (nếu có), địa chỉ website (nếu có), logo doanh nghiệp, slogan (nếu có)..
Tránh đưa quá nhiều thông tin không cần thiết (ví dụ: địa chỉ chi nhánh, giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm..) để không gây mất thiện cảm với người nhận. Nội dung trên phong bì chỉ nên tập trung vào việc cho người nhận biết người gửi đến từ đơn vị nào phải không? Ở đâu? và thông tin liên hệ khi cần thiết. Đây là những phần thông tin quan trọng nhất và bạn có thể bao gồm (hoặc không bao gồm) những thông tin khác một cách tinh vi.
Cách trình bày
Sau khi quyết định những gì cần thiết, hãy đặt nó vào phong bì. Tiếp đến là việc sắp xếp chi tiết vị trí nội dung trên phong bì. Giúp định vị và đặt nội dung một cách hợp lý.Một phong bì đẹp cần phải có bố cục mạch lạc để các thông tin được sắp xếp một cách logic.
Nội dung nào được sắp xếp ở mặt trước và thông tin nào được sắp xếp ở mặt sau? Nơi đưa thông tin doanh nghiệp về nội dung, hình ảnh, màu sắc. Làm cho phong bì cân đối và dễ nhìn.
Đằng trước
Việc lựa chọn phông chữ cho nội dung xuất hiện trên phong bì có quyết định liệu thông tin trong văn bản có hữu ích cho người đọc hay không? Tránh chọn những font chữ làm méo mó văn bản, khiến người nhận khó đọc, ảnh hưởng đến việc nhận tin nhắn bị sai lệch.
Vì vậy, khi chọn phông chữ cho phong bì, bạn cần chú ý đến các yêu cầu sau: chỉ sử dụng một phông chữ trên phong bì và đảm bảo phông chữ đó dễ đọc cho mọi người (không sử dụng quá 2 phông chữ). khó đọc, khó hiểu), hạn chế dùng chữ in đậm (chỉ nên dùng với tên công ty/doanh nghiệp) và chữ viết nghệ thuật..
Màu
Màu sắc giúp tạo điểm nhấn và dễ thu hút sự chú ý vào phong bì. Vì vậy, việc sử dụng và sắp xếp màu sắc hợp lý trong phong bì là rất quan trọng. Phong bì có thể có một màu hoặc nhiều màu khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp.
Thông thường, số màu trên phong bì gần giống với màu trên logo của công ty. Để thống nhất, chỉ cần nhìn vào phong bì là có thể biết được đó là công ty nào. Tránh những màu sắc bừa bãi, vô ý, không liên quan, gây hiểu lầm và khó đọc.
Vật liệu
Việc lựa chọn chất liệu giấy in phong bì ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng đầu ra của phong bì. Bao lì xì tinh tế có thể không cần in trên loại giấy tương tự để đảm bảo độ bám của màu, mực in có độ bám cao không bị nhòe, lem. Khách hàng có thể lựa chọn nhiều loại máy in phong bì khác nhau như: Ford (tốt nhất nên dùng), bond, bond, vellum.. tùy theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp.
Ngoài ra, định lượng giấy ảnh hưởng (độ dày của phong bì) đến tính thẩm mỹ của phong bì. Đã có nhiều doanh nghiệp yêu cầu định lượng giấy in quá cao hoặc quá thấp (để tiết kiệm chi phí), phong bì quá dày (không cân đối và khó sử dụng) hoặc quá mỏng (nhanh hỏng). Mỗi loại giấy đều có nhiều định lượng khác nhau, định lượng thường được sử dụng là từ 80 – 120 gsm. Đây là định lượng sẽ giúp làm phong bì có độ dày vừa phải trên mọi chất liệu giấy.
Công nghệ in
Có nhiều công nghệ in khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp để sử dụng công nghệ in phù hợp. Ngoài ra, mỗi công nghệ in cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của bao thư Công nghệ in offset: Phù hợp cho khách hàng in phong bì số lượng lớn vừa và nhỏ, thời gian in khoảng 3-5 ngày. Cho chất lượng phong bì cao, in sắc nét, chuẩn màu và độ bền cao.
Phục vụ khách hàng có nhu cầu in phong bì nhanh, in gấp bằng công nghệ in kỹ thuật số. Cho sản phẩm sắc nét với chất lượng cao nhưng chất lượng thấp hơn so với công nghệ in offset.
Kích thước để thiết kế phong bì
Một chiếc phong bì đẹp cần phải phù hợp với kích thước của sản phẩm bên trong. Tránh trường hợp phong bì quá lớn mà sản phẩm bên trong lại quá nhỏ, không cân đối. Phong bì thường có 3 kích thước phổ biến:
- Phong bì A6 (khổ 12 x 22 cm), phong bì A5 (khổ 16 x 23 cm), phong bì A4 (khổ 25 x 34 cm).
Bao thư A6 phù hợp đựng các vật dụng nhỏ như thẻ nhựa, mã kích hoạt, thiệp chúc tết. .Phong bì A5 đựng tài liệu, hợp đồng, hóa đơn… Bao thư A4 dùng để đựng tài liệu, hồ sơ..
Gia công
Các thao tác hoàn thiện làm tăng thêm giá trị và vẻ đẹp cho chiếc phong bì, giúp các chi tiết trở nên hoàn thiện và nổi bật hơn. Các kỹ thuật xử lý phong bì bao gồm:
- Cắt, xén: Giúp cắt bớt những phần không mong muốn trên khổ giấy, tạo form phong bì chuẩn.
- Cán màng (Cán bóng, Cán màng mờ): Giúp nâng cao độ bóng, độ bền, chống trầy xước cho phong bì. Giúp làm nổi bật hình ảnh, màu đậm hơn.
- Dập nổi/ Dập nổi: Tạo các thông điệp bắt mắt, ấn tượng trên bao thư như logo, tên công ty, slogan..
- Grip: Giúp thực hiện các vị trí cắt khó hoặc các góc quay phức tạp.
- Ép kim, nhũ hóa: là sự đắp lên chi tiết ép kim, để màu kim loại phản chiếu hình ảnh bóng bẩy, sắc nét, tạo cảm giác sang trọng và nâng tầm giá trị của sản phẩm.
Nhận xét của khách hàng
Ngoài 9 tiêu chí đánh giá một phong bao lì xì đẹp ở trên còn phụ thuộc vào góc độ đánh giá riêng của mỗi khách hàng.
Tại sao nên chọn Kimconcept để thiết kế và in ấn phong bì?
Kimconcept có kinh nghiệm lâu năm trong việc thiết kế và in phong bì cho hàng trăm khách hàng thuộc nhiều ngành dịch vụ khác nhau. Đội ngũ In có khả năng lập kế hoạch và đột phá sáng tạo cực cao, mỗi sản phẩm đều là sự chăm chỉ và nỗ lực miệt mài của các designer chất lượng cao trong toàn đội.
Nguồn nhân lực ưu tú được tuyển chọn kỹ lưỡng và không ngừng trau dồi, học hỏi. Không giới hạn số lượng mẫu gửi đến khi người tiêu dùng hài lòng. giá bán. Luôn có giá thành hợp lý và cạnh tranh nhất trên thị trường và hứa hẹn mang đến sự hài lòng 100% cho khách hàng.
Nếu bạn cần báo giá tốt về dịch vụ in bao thư đẹp thì có thể gửi thư cho bên Kim : custom@kimconcept.com